Dokumentenmanagement-System

Zur Aufbewahrung und Verwaltung digitaler und ursprünglich papiergebundener Schriftstücke werden heute fast ausschließlich nur noch Dokumentenmanagement-Systeme eingesetzt. Eine leistungsstarke, einfach zu bedienende und preislich — 69,- Euro / gleichzeitige Verbindung(en) — attraktive Lösung ist ecoDMS Archiv, ein System für jedermann. Mit dem Archiv werden Rechnungen & Co. revisionskonform elektronisch aufbewahrt und auf die papiergebundene Archivierung kann fast vollständig verzichtet werden.

Um Dokumente wiederzufinden, werden diese klassifiziert. Dies kann bei guter Vorlage mit wenig Aufwand über die integrierte optische Zeichenerkennung automatisch erfolgen. Möglich macht dies ein leicht zu bedienender Vorlagendesigner.

Dokumente scannen

Rechnungen, die in Papierform eintreffen, werden mit dem leistungsstarken und kostenfreien Werkzeug NAPS2 gescannt. Mit Dokumentenscannern mit automatischem Papiereinzug, die mehrere (Doppel-) Seiten bearbeiten können, bewältigt man in kürzester Zeit auch größere Mengen Papier.

Automatischer Import von Rechnungen

ecoDMS hat einen sogenannten Scaninput-Ordner, alle dort befindlichen Dokumente werden von dem DMS aufgenommen. Auch verfügt das System über die üblichen Erweiterungen für Outlook und Thunderbird. Dies ermöglicht zwar eine bequeme Handhabung, aber eine automatische Übergabe ins Archiv ist dies nur zum Teil, da Rechnungen, die per E-Mail-Anhang eintreffen, manuell mit einigen Mausklicks in den überwachten Ordner abgelegt werden müssen oder über die Erweiterungen ins Archiv gelangen. Dies kann automatisiert werden.

Automatische Speicherung von E-Mail-Dateianhängen

Zunächst wird ein E-Mail-Postfach eingerichtet, das alle Mails mit Anhang für das Archiv empfängt. Sinnvoll ist es, eine Adresse einzurichten, die schwer für Spam erreichbar ist (dms34rdf98@). An das Postfach werden dann mittels Filterregeln die entsprechenden Mails weitergeleitet.

Viele Lieferanten können nur mit einer Kunden-Emailadresse kommunizieren, so daß die Vorgehensweise mit Filterung einzelner E-Mails die bessere Lösung ist, statt zu versuchen, sich alle Mails mit Rechnungsanhang gleich an dms34rdf98@ schicken zu lassen.

Im Internet findet man einige Lösungen, welche automatisch ein E-Mail-Postfach öffnen und die Dateianhänge der ungelesenen Mails in ein lokales Verzeichnis speichern. Besonders gefallen hat mir dieses Powershell-Skript (https://www.administrator.de/forum/e-mail-client-kommandozeile-324348.html#comment-1162597), weil es recht einfach ist.

Automatische Dokumentenverarbeitung

Die Rechnungsdokumente werden bei FalkMedien im DMS abgelegt und zusätzlich an den Buchungssatz angehängt. Dies hat u.a. den Vorteil, daß Steuerberatung und -prüfung effektiver arbeiten können.

Nachdem die Dokumente per E-Mail oder per Dokumentenscanner lokal im Netzwerk im Ordner RechnungsEingang gespeichert wurden, wird mittels zwei Befehlen die Datei in den Ordner Rechnungen2Buchhaltung kopiert und danach in den scaninput-Ordner des DMS verschoben.

Copy-Item -filter *.pdf C:\derPfadzumOrdner\RechnungsEingang\*.* C:\derPfadzumOrdner\Rechnungen2Buchhaltung\
Move-Item -filter *.pdf C:\derPfadzumOrdner\RechnungsEingang\*.* F:\ecoDMS\workdir\scaninput

Der Parameter -filter *.pdf sorgt dafür, daß nur PDFs kopiert und verschoben werden. Wenn die zwei Befehle in einer PowerShell-Script-Datei stehen und dieses wie das Script E-Mail-Anhnag-Speichern über die Aufgabenplanung regelmäßig aufgerufen wird, kommen die Rechnungsdokumente automatisch an ihren Bestimmungsort.

Das DMS klassifiziert nun anhand der Vorlage das Dokument und legt es revisionskonform ab. Die Buchhaltung importiert die Dokumente in die Buchhaltungssoftware und löscht den Ordnerinhalt, was mit einer kleinen Batchdatei auf dem Desktop mit den zwei Zeilen:

del "C:\PfadzumOrdner*.pdf"

wiederum schnell geht.

Veröffentlicht von Jens Falk

Der gelernte Verlagskaufmann hat sich 2004 als Buchhändler, Antiquar und Berater selbständig gemacht. Die Buchhandlung und – seit 2018 – der Verkauf von Schiffsuhren dienen auch der Evaluierung und Analyse neuer Entwicklungen im Einzelhandel, sei es vor Ort, im Netz oder bei Veranstaltungen.

Vor der Selbständigkeit konnten in einer Zeitungsredaktion (CvD) sowie in IT-Abteilungen journalistische und netzwerktechnische Erfahrungen gesammelt werden. Die daraus folgende fachliche Kompetenz und die technische Affinität ermöglichen es, auf der einen Seite selbst WebShops (z.B. JTL und WooCommerce) und CM-Systeme (z.B. WordPress) zu hosten und Server (Windows & Linux) zu administrieren, andererseits ist es möglich, die tatsächlich besten Lösungen und Anwendungen (Preis-Leistungs-Verhältnis) zu finden.

Praxisrelevantes Fachwissen in Buchführung, Bilanzierung und Jahresabschluß wurden seit Gründung in den eigenen Firmen und in Kundenprojekten angewendet, des weiteren als Mitglied im Vorstand einer Genossenschaft, verantwortlich für Finanzen.

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Jens Falk

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