„Anstatt jede Rechnung einzeln zu bearbeiten, erhalten beide Geschäftspartner – Handel und Verlag – alle einzelnen Rechnungen und Gutschriften zu festen Terminen gebündelt in einer Gesamtrechnung“, bewirbt die Buchwert GmbH das System und möchte vermitteln, daß der Sortimenter damit effektiver seine Buchhaltung führen könnte. Bei genauerer Betrachtung muß man feststellen, daß die derzeitige BAG-Abrechnung zeitintensiver Mehraufwand bedeutet.

Prüfung der Buchführung

Vor einiger Zeit analysierte ich eine Betriebsprüfung bei einer Buchhandlung. Bei den geprüften Jahren, in denen die Buchhandlung nach dem Vorschlag der BAG-Abrechnungen gebucht hatte, war der Prüfungsaufwand für alle Beteiligten wesentlich größer, als bei den Jahren, bei denen jede Rechnung einzeln gebucht wurde.

Das derzeitige BAG-System mit wenigen Buchungssätzen, Abheften des BAG-Beleges und dahinter die Verlagsrechnungen ist nicht mehr zeitgemäß. Mit moderner Buchungssoftware, mit Features wie Texterkennung und Buchungsvorlagen verbucht sich bei guter Vorbereitung fast alles automatisch, so daß es ein großer Vorteil ist, Rechnungen einzelnen zu verbuchen. Im Ergebnis, wenn tatsächlich alle notwenigen Schritte betrachtet, geht es wesentlich schneller als die Verarbeitung der BAG-Abrechnungen und hat desweiteren ein besseres Ergebnis.

Wie Belege zügig digitalisiert werden können und mit denen, die per E-Mail usw. eintreffen, zur weiteren Verarbeitung der Buchhaltung ohne großen Aufwand übergeben werden können, wurde in dem Artikel Automatische Speicherung von Eingangsrechnungen beschrieben.

Stapelbuchen mit digitalen Belegen

Die Abbildung zeigt wie schnell die Verbuchung eines Beleges in Lexware Buchhaltung mit einer Buchungsvorlage möglich ist. Der digitale Beleg, im zweiten Fenster (Beleganzeige), beschleunigt nicht nur den Buchungsvorgang, sondern er hängt am Buchungssatz. Steuerberater und Prüfer können mit einem Klick ohne größeren Aufwand den Beleg sehen. Die Nachfrage nach Belegen und die damit verbundene Ablage, Suche und Bereitstellung erübrigen sich.

Vorteile der Verbuchung von Eingangsrechnungen

Die BAG übermittelt nur wenige Informationen. Es fehlen wichtige Details, wie zum Beispiel die Bezugsnebenkosten. Viele Auslieferungen bündeln die Rechnungen oder übernehmen die Forderungen der Verlage und treten gegenüber der BAG als Handelspartner auf. Als Buchhändler muß man einen enormen zusätzlichen Aufwand betreiben, um wichtige Informationen, wie den tatsächlichen Umsatz mit einzelnenen Verlagen, zu ermitteln. Auch die Frage nach der Liquidität ist viel schneller zu beantworten, wenn Rechnungen mit den jeweiligen Zahlungszielen direkt verbucht werden. Mit wenigen Klicks stellen heutige Programme entsprechende Auswertungen zur Verfügung, ohne daß man mühsam Informationen mit Hilfe von BAG-Daten zusammenstellt. Das sind Standartfunktionen in Buchungsanwendungen.

Auch die Zahlungen der Eingangsrechnungen geht mit den Online-Banking-Modulen der Buchungsprogramme so fix, daß es dafür heute keiner BAG mehr bedarf.

Veröffentlicht von Jens Falk

Der gelernte Verlagskaufmann hat sich 2004 als Buchhändler, Antiquar und Berater selbständig gemacht. Die Buchhandlung und – seit 2018 – der Verkauf von Schiffsuhren dient auch der Evaluierung und Analyse neuer Entwicklungen im Einzelhandel, sei es vor Ort, im Netz oder bei Veranstaltungen.

Vor der Selbständigkeit konnten in einer Zeitungsredaktion (CvD), sowie in IT-Abteilungen journalistische und netzwerktechnische Erfahrungen gesammelt werden. Die daraus folgende fachliche Kompetenz und die technische Affinität ermöglichen es, auf der einen Seite selbst WebShops (z.B. JTL und WooCommerce) und CM-Systeme (z.B. WordPress) zu hosten und Server (Windows & Linux) zu administrieren, andererseits ist es möglich, die tatsächlich besten Lösungen und Anwendungen (Preis-Leistungs-Verhältnis) zu finden.

Praxisrelevantes Fachwissen in Buchführung, Bilanzierung und Jahresabschluß wurden seit Gründung in den eigenen Firmen und in Kundenprojekten angewendet, des weiteren als Mitglied im Vorstand einer Genossenschaft, verantwortlich für Finanzen.

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Jens Falk

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